Automatización interna
O traballo lento non se ve na factura. Vese na hora de saír.
Un grupo de rehabilitación neurolóxica e atención a maiores, con centros por toda España e trinta e cinco anos detrás. A entrada de leads, a resposta a reseñas, os expedientes internos e os informes de sempre: catro traballos distintos que compartían o mesmo problema — facíanse a man, un por un, en cada centro.
- Automatización
- Google Workspace
- Gemini
- Tipo
- Automatización interna
- Sector
- Sociosanitario
- Alcance
- Leads, reseñas, expedientes e informes
- Estado
- En produción
Espazo IA · uso interno
Entrada de leads
Recolle a solicitude, clasifícaa e mándaa a quen toca
Comercial
Resposta a reseñas
Prepara o borrador co ton do grupo, para revisar e publicar
Atención ao cliente
Expediente interno
Xunta o ocorrido, a documentación e os prazos nun só expediente
Dirección de centro
Informe de evolución
Redacta o borrador seguindo o protocolo do centro
Neurorrehabilitación
Cartas a familias
Escribe co ton e os datos que usa o grupo
Atención ao residente
Boletín interno — o publicado este mes, para que non quede nun só centro.
Non montamos «unha IA»: montamos moitos asistentes pequenos, un por tarefa, e puxémolos todos nun mesmo sitio. Ilustración do catálogo interno; os asistentes son os reais, os equipos van xenéricos.
O encargo
Ninguén sabía canto custaba.
Nun grupo con centros repartidos, as mesmas tarefas fanse en todos os sitios e ninguén as ten contadas: unha solicitude que chega e alguén reencamiña, unha reseña que hai que contestar sen que soe a plantilla, un expediente que se monta xuntando papeis de tres sitios, un informe que se redacta seguindo un protocolo que está nun PDF.
Ningunha dese horas por si soa. Todas xuntas, si. O primeiro traballo non foi automatizar nada: foi sentarse a ver que se repetía e canto tardaba.
Que construímos
Dentro da casa, non ao lado.
Todo vive no Google Workspace que xa tiñan. Ninguén tivo que aprender unha ferramenta nova nin abrir outra pestana: os automatismos están onde xa estaban traballando.
Xestor de leads
A solicitude entra, clasifícase e sae cara a quen lle toca atendela, co seu aviso. Antes chegaba a unha bandexa e alguén tiña que ir repartíndoas.
Xestor de reseñas
Le a reseña e prepara o borrador de resposta co ton do grupo. Publicar segue sendo decisión dunha persoa: unha resposta pública non se manda soa.
Xeración de expedientes
Cando algo sae mal hai que montar un expediente xuntando o ocorrido, a documentación e os prazos. Agora ven feito e o que queda é revisalo.
Informes e protocolos
O borrador do informe seguindo o protocolo do centro, e o papeleo que se xera só a partir do dato que xa está na folla.
Un sitio para todo o grupo
Un sitio interno feito con Google Sites onde vive todo isto: cada equipo publica o seu e úsao o resto, en vez de que cada centro reinvente o mesmo.
Boletín interno
Un resumo do que se publicou, para que o que fai un centro non se quede nese centro.
Como se fai
Unha tarefa, de punta a punta.
O mesmo camiño para todas, e por iso se pode repetir sen que cada unha sexa un proxecto.
- 01
Contar
Cantas veces se fai, canto tarda e quen a fai. Se non sae a conta, non se automatiza.
- 02
Decidir se pensa ou non
Se se pode escribir como regra, é un guión. Só se hai que entender un texto entra un modelo.
- 03
Montalo onde xa traballan
No seu Workspace, coa súa folla e o seu documento. Sen ferramenta nova.
- 04
Publicalo para o resto
Sobe ao catálogo interno para que outro centro non teña que facelo outra vez.
As decisións difíciles
Onde non hai atallo.
IA só onde paga a pena. A tentación é meter un modelo en todo. A maioría destas tarefas son regras, e unha regra sae máis barata, corre máis e dá o mesmo resultado sempre.
Datos de saúde dentro. É un grupo sociosanitario: o que se automatiza toca información sensible. Todo queda dentro do seu propio Workspace, cos seus permisos, e nada sae a un servizo noso.
O que sae fóra, revísao unha persoa. A resposta a unha reseña vaia onde a le calquera, e un expediente ten consecuencias para alguén. Nos dous casos o asistente deixa o borrador e para: quen publica ou asina é sempre unha persoa do grupo.
Que non dependa de nós. Un automatismo que só sabe tocar quen o fixo é unha correa, non unha mellora. Van documentados e o catálogo está pensado para que os publiquen eles.
Con que está feito
- Google Workspace
- Google Apps Script
- Hojas de cálculo
- Gemini
- Gemas
- Generación de PDF
- Google Sites