Automatización interna
El trabajo lento no se ve en la factura. Se ve en la hora de salir.
Un grupo de rehabilitación neurológica y atención a mayores, con centros por toda España y treinta y cinco años detrás. La entrada de leads, la respuesta a reseñas, los expedientes internos y los informes de siempre: cuatro trabajos distintos con el mismo problema — se hacían a mano, uno a uno, en cada centro.
- Automatización
- Google Workspace
- Gemini
- Tipo
- Automatización interna
- Sector
- Sociosanitario
- Alcance
- Leads, reseñas, expedientes e informes
- Estado
- En producción
Espacio IA · uso interno
Entrada de leads
Recoge la solicitud, la clasifica y la manda a quien toca
Comercial
Respuesta a reseñas
Prepara el borrador con el tono del grupo, para revisar y publicar
Atención al cliente
Expediente interno
Junta lo ocurrido, la documentación y los plazos en un solo expediente
Dirección de centro
Informe de evolución
Redacta el borrador siguiendo el protocolo del centro
Neurorrehabilitación
Cartas a familias
Escribe con el tono y los datos que usa el grupo
Atención al residente
Boletín interno — lo publicado este mes, para que no se quede en un solo centro.
No montamos «una IA»: montamos muchos asistentes pequeños, uno por tarea, y los pusimos todos en un mismo sitio. Ilustración del catálogo interno; los asistentes son los reales, los equipos van genéricos.
El encargo
Nadie sabía cuánto costaba.
En un grupo con centros repartidos, las mismas tareas se hacen en todos los sitios y nadie las tiene contadas: una solicitud que llega y alguien reenvía, una reseña que hay que contestar sin que suene a plantilla, un expediente que se monta juntando papeles de tres sitios, un informe que se redacta siguiendo un protocolo que está en un PDF.
Ninguna de ellas da horas por sí sola. Todas juntas, sí. El primer trabajo no fue automatizar nada: fue sentarse a ver qué se repetía y cuánto tardaba.
Qué construimos
Dentro de casa, no al lado.
Todo vive en el Google Workspace que ya tenían. Nadie ha tenido que aprender una herramienta nueva ni abrir otra pestaña: los automatismos están donde ya estaban trabajando.
Gestor de leads
La solicitud entra, se clasifica y sale hacia quien tiene que atenderla, con su aviso. Antes llegaba a una bandeja y alguien tenía que ir repartiéndolas.
Gestor de reseñas
Lee la reseña y prepara el borrador de respuesta con el tono del grupo. Publicar sigue siendo decisión de una persona: una respuesta pública no se manda sola.
Generación de expedientes
Cuando algo sale mal hay que montar un expediente juntando lo ocurrido, la documentación y los plazos. Ahora viene hecho y lo que queda es revisarlo.
Informes y protocolos
El borrador del informe siguiendo el protocolo del centro, y el papeleo que se genera solo a partir del dato que ya está en la hoja.
Un sitio para todo el grupo
Un sitio interno hecho con Google Sites donde vive todo esto: cada equipo publica lo suyo y lo usa el resto, en vez de que cada centro reinvente lo mismo.
Boletín interno
Un resumen de lo que se ha publicado, para que lo que hace un centro no se quede en ese centro.
Cómo se hace
Una tarea, de punta a punta.
El mismo camino para todas, y por eso se puede repetir sin que cada una sea un proyecto.
- 01
Contar
Cuántas veces se hace, cuánto tarda y quién la hace. Si no sale la cuenta, no se automatiza.
- 02
Decidir si piensa o no
Si se puede escribir como regla, es un guión. Solo si hay que entender un texto entra un modelo.
- 03
Montarlo donde ya trabajan
En su Workspace, con su hoja y su documento. Sin herramienta nueva.
- 04
Publicarlo para el resto
Sube al catálogo interno para que otro centro no tenga que hacerlo otra vez.
Las decisiones difíciles
Donde no hay atajo.
IA solo donde compensa. La tentación es meter un modelo en todo. La mayoría de estas tareas son reglas, y una regla sale más barata, corre más y da el mismo resultado siempre.
Datos de salud dentro. Es un grupo sociosanitario: lo que se automatiza toca información sensible. Todo se queda dentro de su propio Workspace, con sus permisos, y nada sale a un servicio nuestro.
Lo que sale fuera, lo revisa una persona. La respuesta a una reseña va donde la lee cualquiera, y un expediente tiene consecuencias para alguien. En los dos casos el asistente deja el borrador y para: quien publica o firma es siempre una persona del grupo.
Que no dependa de nosotros. Un automatismo que solo sabe tocar quien lo hizo es una correa, no una mejora. Van documentados y el catálogo está pensado para que los publiquen ellos.
Con qué está hecho
- Google Workspace
- Google Apps Script
- Hojas de cálculo
- Gemini
- Gemas
- Generación de PDF
- Google Sites