Producto propio
Mónica
Un panel para el equipo de la óptica, y una asistente que atiende su WhatsApp.
Mónica es el panel de trabajo de un grupo de ópticas —pedidos, solicitudes, clientes, citas, contenidos y estadísticas, con una tienda o todas a la vista— y la asistente que atiende a sus clientes por WhatsApp: responde con la información que el grupo ha aprobado, recoge solicitudes de cita o de llamada y permite consultar los pedidos registrados. Lo hicimos de punta a punta y está en producción.
- Producto propio
- Varias tiendas
- Tipo
- Producto propio
- Sector
- Óptica, grupos con varias tiendas
- Alcance
- Producto completo, tres planes
- Estado
- En producción en un grupo piloto de nueve ópticas
La puerta común: cada persona entra con su cuenta y abre lo que su grupo tiene contratado. Desde ahí se abre Mónica.
El encargo
La pregunta que nadie quiere coger.
Un grupo óptico mantiene dos conversaciones distintas todo el día. La de mostrador, con el cliente delante. Y la del teléfono: «¿ya han llegado mis gafas?». La segunda no vende, no se puede planificar y llega siempre en el peor momento.
Nadie la contesta mal a propósito: se contesta tarde, o no se contesta. Lo que faltaba no era un chatbot que disimulase eso. Era que el estado de cada pedido, el horario de cada tienda y lo que queda pendiente estuvieran en el mismo sitio, y que el cliente pudiera preguntar sin que nadie tuviera que dejar el mostrador.
Qué construimos
Dos mitades, y una puerta.
Por fuera, una asistente en el número de WhatsApp del grupo. Por dentro, el panel desde el que el equipo la alimenta y la corrige. No hay una sin la otra. Y encima de las dos, la cuenta común desde la que se entra a todo.
Arxen, el centro de servicios
La cuenta común: el equipo, los permisos y los planes del grupo. Cada persona entra ahí y abre lo que su grupo tiene contratado.
El panel del equipo
Pedidos, solicitudes, clientes, historial de conversaciones, contenidos, promociones, estadísticas y ajustes. Con «Trabajando con» se elige una tienda o todas.
Mónica, la asistente
Atiende en el WhatsApp del grupo. Pide consentimiento antes de nada, responde con la información aprobada, recoge solicitudes y le pasa a una persona lo que no le toca.
Lo que hace el panel
Doce pantallas, cada una con su trabajo.
Tal como las usa una tienda, en el orden del menú. Lo que depende del plan o de una conexión se dice, porque en el producto también se dice: una función es disponible, condicionada o futura, y no se confunden.
Inicio, la mesa de turno
Lo pendiente del turno en tres carriles: atender, hoy, entregar. Solicitudes prioritarias, citas del día y pedidos listos para entregar.
Pedidos
Se registra el encargo con tienda, proveedor y referencia. Cuando llega, una persona lo confirma y avisa al cliente por WhatsApp con un toque. Donde el proveedor está conectado, el estado se actualiza solo.
Solicitudes
La bandeja de lo que necesita a alguien: citas, llamadas, lentillas, incidencias, borrados de datos. Con prioridad, tienda y responsable.
Agenda
Las citas pedidas por WhatsApp, por mes, semana y día. Distingue la solicitud, la confirmación y la sincronización con la agenda real de la tienda, porque no son lo mismo. Solo en el plan Grupo.
Clientes
Una ficha por número: consentimiento, última actividad, pedidos y avisos enviados. Se crea sola a partir de las conversaciones reales.
Historial de chats
Cada conversación, con quién habló: cliente, Mónica o equipo. Si la ventana de WhatsApp está abierta, se responde desde ahí.
Base de conocimiento
Los textos aprobados con los que Mónica responde: horarios, garantías, condiciones. La fuente es lo que una persona revisa y guarda, no el archivo. En los planes con IA.
Promociones
Campañas por tienda, por varias o para toda la red, con fechas. Mónica solo menciona las que están vivas.
Simulador y Copiloto
Un WhatsApp de pruebas que no envía nada ni cuenta en las estadísticas, y una guía dentro del panel que explica pantallas y resalta controles sin guardar ni enviar nada por sí misma.
Estadísticas
Cada cifra con su periodo y su definición al lado, y separadas las que miden valor de las que sirven para operar.
Tiendas y códigos QR
Alta de tiendas, horarios y cierres especiales; un QR de captación por tienda y un QR por pedido para que el cliente abra el flujo correcto.
Equipo y permisos
Una cuenta por persona, el permiso mínimo necesario y baja inmediata. Un administrador de grupo gestiona el suyo.
Registrar pedido: tienda, proveedor y referencia. Los nombres y teléfonos de las capturas están sustituidos — los datos de los clientes del grupo no salen de ahí.
Cómo funciona
Un pedido, de punta a punta.
El ciclo completo, tal y como ocurre. La persona de la tienda aparece en el primer paso y en el último; entre medias, Mónica y el panel.
- 01
Se registra una vez
Tienda, proveedor y referencia. Si hay nombre y móvil del cliente, también; si no, un QR en el tique deja que el cliente se asocie él mismo.
- 02
El estado llega solo
Donde el proveedor y la tienda están conectados, el seguimiento consulta al laboratorio y el estado del pedido se actualiza sin que nadie mire.
- 03
El cliente pregunta
Escribe al WhatsApp y Mónica le dice en qué punto va su pedido registrado, con sus palabras y sin códigos internos.
- 04
Llega, y se avisa
Una persona confirma que el pedido está físicamente en la tienda y envía el aviso con un toque. Queda en el historial para no avisar dos veces.
Las campañas se configuran una vez y se aplican a una tienda, a varias o a toda la red. Mónica solo menciona las que están vivas en ese momento.
Lo que Mónica no hace
Los límites, escritos en el producto.
No diagnostica. Ni interpreta recetas, graduaciones o informes, ni recomienda tratamientos. Ante cualquier cuestión clínica deriva a una cita o a una llamada con una persona del equipo.
No confirma citas por sí sola. Recoge la petición y una persona la confirma. Solo con la agenda de una tienda conectada y validada la cita pasa a la agenda real, y el panel distingue los cuatro estados: solicitada, confirmada, sincronizada, gestionada.
No inventa condiciones. Responde con los textos que el grupo ha aprobado. Lo que no sabe, lo dice, y le pasa la conversación a alguien del equipo con el hilo entero.
No borra datos por sí sola. Una petición de borrado queda registrada y pendiente hasta que una persona autorizada la tramita, sistema por sistema. Retirar el consentimiento es otra cosa: para los envíos al momento y se puede deshacer.
No promete lo que no está. Ni recordatorios automáticos de cita, ni asistente por teléfono, ni seguimiento con cualquier proveedor: solo donde hay una conexión desarrollada, validada y activada para esa tienda.
Las cifras
Lo que dicen los números, con su fecha.
Corte del 4 de septiembre de 2026 sobre los treinta días anteriores, en un grupo piloto de nueve ópticas. Sin simulador ni teléfonos internos. Es una fotografía, no una garantía: cada cifra lleva su definición porque en el producto también la lleva.
- 16.078
- mensajes reales de WhatsApp en treinta días
- 1.840
- números únicos con actividad
- 917
- pedidos registrados en la ventana
- 1.155
- avisos de pedido listo enviados
- 586
- consultas de seguimiento que el cliente resolvió solo
- 99,73 %
- de la actividad sin intervención humana detectada
El 99,73 % mide que no hizo falta una respuesta escrita por una persona; no dice que todas las consultas quedasen resueltas. Las horas de mostrador que enseña el panel salen de una fórmula publicada —cuatro minutos por consulta de seguimiento, tres por aviso— y por eso aquí no se cuentan como ahorro.
Las decisiones difíciles
Donde no hay atajo.
Cada grupo, aislado. La base de datos separa por cliente a nivel de fila, no de aplicación. Un grupo no puede leer los datos de otro ni equivocándose a propósito.
Determinista donde importa. El modelo entiende la intención, pero el estado de un pedido, el horario de una tienda o las condiciones de una garantía salen de la base de datos. La IA redacta; no decide el dato.
El consentimiento, primero. Antes de pedidos, citas o consultas, Mónica registra la versión y la fecha de la aceptación. Si el registro falla, pide reintentar y no da la aceptación por válida.
El webhook no se puede repetir. WhatsApp reintenta cuando duda. Cada mensaje se guarda antes de procesarse y cada respuesta sale una sola vez, pase lo que pase.
Los planes
Tres planes, una frontera clara.
Esencial registra y comunica; Profesional consulta, responde y automatiza; Grupo dirige la red. Se cobra por tienda y mes, y la puesta en marcha por grupo. El presupuesto sale de las tiendas, los roles y las conexiones que se verifiquen, no de una tarifa colgada en una web.
Esencial
Menús guiados de horarios, tiendas y promociones; solicitudes de cita o llamada; pedidos en el panel y aviso manual de pedido listo. Nombre y saludo propios. Hasta tres cuentas.
Profesional
Todo lo anterior, y además respuestas con IA sobre la base de conocimiento, notas de voz, consulta del pedido por el cliente y seguimiento del proveedor donde la tienda esté conectada, ficha automática del cliente y estadísticas.
Grupo
Todo lo anterior, y además la agenda del panel, la gestión del equipo por el propio grupo y la visión de red. A partir de tres tiendas.
Con qué está hecho
- TypeScript
- Next.js
- Supabase Postgres
- Row Level Security
- pgvector
- Gemini
- WhatsApp Cloud API
- Conexión con el laboratorio de lentes
- Node